En tant que fournisseur de services d'approvisionnement, Spot BuyCenter élimine les dépenses imprévues. Grâce à un logiciel convivial et à un large éventail de services, la société belge veille à ce que les entreprises soient à nouveau en mesure de voir et de contrôler leurs achats ad hoc. Mais qu'est-ce que c'est exactement ? Et pourquoi est-ce un clou dans le cercueil de vos achats ?

Tail spend = Toutes vos dépenses individuelles et invisibles.

Votre tail spend, ce sont les achats qui ne sont pas stratégiques pour votre cœur de métier. En d'autres termes, vous n'avez pas nécessairement besoin de ces achats pour offrir votre service ou pour fabriquer votre produit. Il s'agit d'achats souvent de moindre valeur et pour lesquels quelqu'un dans votre entreprise a fait appel à un fournisseur que vous utilisez rarement, ce qu’on appelle "les fournisseurs classe C". 
Pensez aux achats pour un événement d'entreprise, aux fournitures de bureau telles que les tableaux blancs, le papier ou l'encre pour l'imprimante, la publicité de façade ou les gadgets pour les employés.

Tail spend = la faute au shopping en ligne

Le tail spend n’est pas un phénomène nouveau, mais il est en augmentation et la mondialisation y est absolument pour quelque chose. Il est devenu très facile de faire des achats depuis son bureau en Belgique dans une boutique en ligne en Allemagne, aux États-Unis, en Chine et au-delà....

L'internet a ouvert un monde de possibilités d'achat. Il suffit de quelques clics et d'un paiement en douceur par carte de crédit ou code QR pour que votre article soit commandé. La promesse que votre nouveau gadget sera devant votre porte dans les 24 ou 48 heures est une incitation supplémentaire à laquelle très peu de gens peuvent dire "non". Et c'est la même chose pour les entreprises.

Le problème : en raison de la rapidité avec laquelle on peut commander quelque chose, nous avons tendance à ne pas réfléchir très longtemps à un achat. Et lorsque ces achats spontanés commencent à s'accumuler, cela crée un chaos administratif pour votre entreprise.

Huit symptômes qui indiquent le syndrome de tail spend

Peut-être que vous aussi, vous avez affaire à des achats non-stratégiques déchaînés sans le savoir. Voici huit signes révélateurs qui indiquent clairement si vous devez examiner de plus près ces dépenses.

1. L'équipe de la comptabilité fournisseurs doit ajouter un nouveau fournisseur chaque semaine, voire chaque jour.
2. L'équipe de la comptabilité reçoit des factures de fournisseurs de la part de divers employés qui ont tous commencé à passer des commandes.
3. L'équipe de la comptabilité fournisseurs doit effectuer des paiements de dernière minute car les conditions de paiement habituelles de l'entreprise n'ont pas été acceptées.
4. Différents départements de votre entreprise achètent les mêmes articles auprès de différents fournisseurs.
5. Vous remarquez que 10 % et moins de vos dépenses totales sont effectuées auprès de 50 % ou plus de vos fournisseurs.
6. Vous n'avez aucune idée de ce que la moitié de vos fournisseurs fournissent réellement.
7. Vous avez remarqué une augmentation de l'utilisation des achats effectués par carte de crédit.
8. L'équipe chargée de la comptabilité fournisseurs reçoit un grand nombre de factures sur lesquelles il n'y a pas de numéro de bon de commande, et de ce fait, elle ne sait pas si la facture doit être payée.

Le coût pour votre entreprise ? Du temps et de l’argent!

Avouez, cela ne paraît pas efficace du tout, mais pourquoi devriez-vous entreprendre quoi que ce soit ? Eh bien, prétendre que le problème n'existe pas, c'est un peu comme ignorer un robinet qui fuit ou le voyant rouge clignotant sur votre tableau de bord dans la voiture. À court terme ce n'est peut-être pas bien grave, mais tôt ou tard vous vous retrouverez avec une facture d'eau salée ou vous vous retrouverez en panne le long de l'autoroute.

Ces achats non-stratégiques finiront également par nuire à votre entreprise à long terme. Votre comptabilité continue d’effectuer un travail inutile, vous manquez des économies d'échelle et vous ne numérisez pas entièrement vos processus d'achat au paiement. Bref : vous perdez du temps et de l'argent..

Comment guérir de mon tail spend?

Comment prendre les choses en main pour mettre en place votre propre gestion des dépenses non-stratégiques

Reconnaissez-vous ces symptômes dans votre propre organisation ? Alors il est temps de soigner votre tail spend !

Exemple : vous faites en sorte que vos employés n'aient plus la possibilité d'acheter des choses eux-mêmes. Mais… cela signifie que vous devriez mettre en place un grand service d'achat qui s'occupera de tous ces achats sans importance ou ponctuels.

Autre exemple : vous pouvez créer différents catalogues prédéfinis. Il s'agit d'une méthode d'accès au catalogue d'un fournisseur à partir de votre propre application d'achat. Mais… vous perdriez beaucoup de flexibilité et vous manqueriez l'opportunité d'utiliser des promotions ou de nouveaux acteurs sur le marché.

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Le moyen le plus efficace de contrôler vos achats est de trouver un partenaire qui :

1. Vous aide à mettre en œuvre une approche et une stratégie centralisées autour de vos dépenses non-stratégique. Un bon partenaire vous guide dans la rédaction des politiques et vous indique où mettre l'accent : qui peut acheter, pour quel montant, quelles consignes doivent-ils respecter, à quelles normes les nouveaux fournisseurs doivent-ils se conformer… ? En améliorant votre vision du tail spend, vous indiquez clairement à vos employés ce qui peut et ne peut pas être fait s'ils souhaitent effectuer un achat. Une approche cohérente et stratégique vous donne un meilleur aperçu de vos dépenses non-stratégiques.
   
2. vous aide sur le plan administratif en prenant en charge un certain nombre de tâches. Négocier des contrats avec de nouveaux fournisseurs, s'assurer que ces contrats sont conformes aux directives de votre organisation, établir et vérifier correctement les factures, vérifier si la commande est bien arrivée : votre partenaire tail spend se charge de tout ça pour vous. De cette façon, votre service comptable ou d'achat n'a pas à s'occuper de petites tâches chronophages.    
3. Vous propose un outil numérique pour garder une vue d'ensemble. Cet outil numérique est de préférence également spécialisé dans le traitement du tail spend, et donc pas une simple fonctionnalité supplémentaire sur un système qui n'a pas grand-chose à voir avec les dépenses non-stratégiques. De nombreux systèmes ERP ont élargi leurs fonctionnalités de base ces dernières années avec diverses options. L'inconvénient d'un logiciel aussi complet est que les différents outils sont souvent limités dans ce qu'ils peuvent faire et manquent souvent de convivialité. Le logiciel de Spot Buy Center se concentre spécifiquement sur les dépenses non-stratégiques, vous offrant un outil qui fait vraiment ce qu'il doit faire.

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Le tail spend n’est pas une question de soit l’un, soit l’autre. Il faut une approche complète et cohérente pour ordonner le chaos. Facilitez la tâche de vos employés et proposez-leur un Self Service Procurement : faites en sorte qu'ils puissent accéder aux bons canaux d'achat sans devoir trop y réfléchir. Avec Spot Buy Center comme partenaire, vous ne devez plus investir du temps dans ce domaine, et vous pouvez à nouveau vous concentrer sur l'essentiel de votre travail !!

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