En résumé : le moyen le plus simple de payer un fournisseur ponctuel sans créer de nouveau fournisseur est de faire passer l’achat par un créancier unique. Le créancier unique commande auprès du fournisseur, reçoit sa facture, la paie, puis vous facture. Votre ERP n’enregistre jamais de nouvelle fiche fournisseur, et le fournisseur est quand même payé à temps.
Pourquoi les fournisseurs ponctuels posent problème
Un achat ponctuel trouve souvent son origine dans un besoin urgent : une pièce de rechange, un service spécialisé, un lieu pour un événement. Le fournisseur est nouveau et ne sera probablement plus jamais sollicité. Pourtant, avant que le paiement puisse être effectué, le service financier doit généralement créer une fiche fournisseur : collecter les coordonnées de l'entreprise et les informations bancaires, vérifier le numéro de TVA et les listes de sanctions, valider la fiche et la mettre à jour par la suite.
Le résultat est prévisible. Les fichiers fournisseurs se remplissent de fournisseurs utilisés une seule fois. L’onboarding prend des jours, alors les collaborateurs le contournent. Et chaque fiche fournisseur dormante représente un petit risque de fraude et de non-conformité.
Quatre façons de payer un fournisseur ponctuel
- Onboarding complet du fournisseur. Créez le fournisseur dans l’ERP comme n’importe quel autre. Une fiche fournisseur est nécessaire, et le processus est lent et coûteux pour une seule commande.
- Un compte « fournisseur ponctuel ». Une fiche générique « fournisseur ponctuel » dans l’ERP, avec des coordonnées bancaires saisies à chaque facture. Cela fait gagner du temps d’onboarding, mais le contrôle des coordonnées bancaires est faible, ce qui crée un risque d’audit et de fraude.
- Une carte d'achat. L'employé paie par carte, ce qui rend inutile la création d'une fiche fournisseur. Cependant, de nombreux fournisseurs B2B n'acceptent pas les cartes, et les informations relatives à la facture et à la TVA sont limitées.
- Un créancier unique. Un partenaire commande, reçoit la facture et paie le fournisseur ; vous payez le partenaire. Aucune fiche fournisseur n’est nécessaire. Cela fonctionne le mieux lorsque tout le tail spend est couvert, pas un seul achat.
Comment fonctionne la voie du créancier unique
- Le collaborateur saisit la demande, avec ou sans fournisseur connu.
- Le créancier unique vérifie le fournisseur, ou en trouve un, et passe la commande.
- Le fournisseur facture le créancier unique et est payé selon les conditions convenues.
- Vous recevez une facture numérique pour le bon de commande, avec votre numéro de bon de commande, via Peppol ou le canal de votre choix.
Aucune étape d’onboarding de votre côté, car le seul créancier dans votre ERP est le créancier unique. Les contrôles fournisseurs, les coordonnées bancaires et les paiements sont gérés par un partenaire dont c’est le métier au quotidien.
Ce qu'il faut vérifier avant de choisir une solution
- Rapidité : est-il possible de passer commande auprès d'un nouveau fournisseur et de le payer en quelques jours, et non en quelques semaines ?
- Contrôle : qui vérifie l'identité et les coordonnées bancaires du fournisseur ?
- Données : conservez-vous les détails au niveau des lignes par commande à des fins de reporting et de TVA ?
- Couverture : s'applique-t-elle aux biens et aux services, dans tous vos pays ?
- Expérience des fournisseurs : le fournisseur est-il payé dans les délais, sans qu'il faille lui courir après ?
Comment Spot Buy Center gère les paiements de fournisseurs ponctuels
Spot Buy Center est le créancier unique de tous vos achats hors contrats stratégiques. Les collaborateurs peuvent commander auprès de n’importe quel fournisseur, y compris ceux avec lesquels vous n’avez jamais travaillé. Nous commandons, réceptionnons et vérifions la facture du fournisseur, payons le fournisseur et vous envoyons une facture numérique par bon de commande. Plus d’informations sur notre page paiements de fournisseurs ponctuels et dans l’externalisation des achats.
Foire aux questions
Un compte fournisseur ponctuel dans l'ERP suffit-il ?
Cela fait gagner du temps d’onboarding, mais les coordonnées bancaires changent à chaque facture, ce que les auditeurs et les équipes antifraude considèrent comme un risque.
Qui assume le risque lié au fournisseur ?
Le créancier unique vérifie et paie le fournisseur ; vous traitez avec un seul créancier connu.
Pouvons-nous toujours choisir le fournisseur ?
Oui. Vous pouvez désigner le fournisseur, ou demander qu’on en trouve un.
