En résumé : l’externalisation des achats pour tail spend consiste à confier à un partenaire externe la gestion des achats de biens et services de faible valeur et non stratégiques : recherche de fournisseurs, passation de commandes, suivi des livraisons, traitement des factures fournisseurs et paiement. Votre équipe achats se concentre quant à elle sur la stratégie, les contrats et les fournisseurs stratégiques. Les meilleurs résultats sont obtenus lorsque le partenaire fait également office d’ créancier unique, ce qui permet de faire disparaître les « petites commandes » de votre ERP et de votre comptabilité fournisseurs, ainsi que de la charge de travail de vos acheteurs.
Pourquoi « tail spend » est un bon candidat à l'externalisation
Tail spend Il s'agit de l'ensemble des petits achats qui ne relèvent pas de vos contrats principaux : achats ponctuels, prestations ponctuelles, articles de catégorie C et commandes passées sur des boutiques en ligne. Ces achats représentent une faible part du total des dépenses, mais constituent la majeure partie de vos fournisseurs, de vos demandes d'achat et de vos factures. Chaque demande nécessite à peu près autant d'efforts qu'une commande importante : trouver un fournisseur, demander un devis, créer la fiche fournisseur, assurer le suivi de la livraison et vérifier la facture.
Ce travail apporte rarement de la valeur ajoutée à une équipe des achats. Il détourne l'attention de la stratégie par catégorie, des négociations et des relations avec les fournisseurs, tandis que les clients internes attendent encore trop longtemps pour obtenir ce dont ils ont besoin.
Ce que vous pouvez externaliser
- Recherche de fournisseurs et devis : trouver des fournisseurs pour des demandes ponctuelles, comparer les offres et demander des devis (appels d'offres).
- Gestion des demandes d'achat : transformation des demandes en bons de commande complets, conformes à vos règles de validation.
- Commandes et suivi : passer les commandes, assurer le suivi des livraisons et gérer les problèmes avec le fournisseur.
- Création, facturation et paiement des fournisseurs : enregistrement et vérification du fournisseur, réception et rapprochement de la facture, puis paiement du fournisseur.
Ce qu'il faut garder en interne
- stratégie d'approvisionnement et plans par catégorie ;
- les contrats et les négociations avec les fournisseurs stratégiques ;
- règles d'approbation, budgets et politiques ;
- les décisions concernant ce qui est acheté et par qui.
L'externalisation de la partie finale du processus ne signifie pas pour autant que vous perdez le contrôle. Vos règles de validation restent applicables et chaque commande porte votre propre numéro de bon de commande.
Trois façons de le configurer
Vous n'êtes pas obligé d'externaliser tout d'un coup. Avec Spot Buy Center , vous choisissez par catégorie ou par unité opérationnelle :
- Libre-service : votre équipe se charge de la recherche des fournisseurs et de la gestion des demandes ; Spot Buy Center prend en charge la création des fournisseurs, la facturation et le paiement en tant que votre créancier unique.
- Service administratif : Spot Buy Center se charge également de la gestion des demandes et du suivi des livraisons.
- Service complet : Spot Buy Center s'occupe de tout, de l'approvisionnement au paiement.
Les catalogues de fin de série pour les articles récurrents sont inclus dans chaque formule.
En quoi cela diffère-t-il d'un BPO classique dédié aux achats ?
Un contrat classique d’externalisation des processus métier (BPO) prend en charge l’ensemble du processus d’approvisionnement, généralement grâce à une équipe dédiée travaillant au sein de vos systèmes. L’externalisation des achats ( Tail spend ) a une portée plus restreinte et plus pratique : elle se concentre sur les achats de faible montant et variés, et le partenaire effectue les achats en son nom propre. Comme l’ Spot Buy Center agit en tant qu’ créancier unique, les fournisseurs n’interviennent jamais dans votre ERP. Vous recevez une facture numérique par bon de commande, via Peppol ou tout autre canal de votre choix, et vous réglez un seul créancier selon vos propres conditions de paiement.
Quels changements pour vos équipes ?
- Achats : plus de temps à consacrer aux fournisseurs et aux catégories stratégiques, moins de petites demandes dans la boîte de réception.
- Finance et comptabilité fournisseurs : un seul créancier au lieu de centaines de petits fournisseurs, et moins de factures à traiter.
- Clients internes : un moyen unique de passer commande, quel que soit le fournisseur, avec des réponses plus rapides.
Comment commencer
- Analysez les bons de commande et les factures des 12 derniers mois afin d'identifier les catégories et les fournisseurs qui constituent la « queue ».
- Choisissez les catégories ou les divisions avec lesquelles vous souhaitez commencer.
- Choisissez le niveau de service par catégorie : libre-service, service d'administration ou service complet.
- Convenir des règles de validation et du mode de transmission des factures.
- Commencez par les nouveaux achats et faites passer progressivement les petits fournisseurs existants au nouveau système.
Questions fréquentes
Perdons-nous le contrôle sur ce qui est acheté ?
Non. Vos règles d'approbation et vos budgets s'appliquent, et aucune commande n'est passée sans un bon de commande approuvé portant votre numéro de bon de commande.
Peut-on externaliser seulement une partie du processus ?
Oui. Vous pouvez commencer par la formule « en libre-service », dans laquelle vous conservez la gestion de l'approvisionnement et ne confiez en sous-traitance que la création des fournisseurs, la facturation et le paiement.
Quelles sont les catégories adaptées ?
Tous les biens ou services non stratégiques ne relevant pas de vos contrats principaux, tels que les outils, le matériel, les services, les événements, les accessoires informatiques, les pièces de rechange et les demandes ponctuelles.
Pour en savoir plus sur l'externalisation des achats, rendez-vous sur tail spend, comparez les formules de services ou contactez-nous pour nous faire part de vos besoins à l'adresse tail spend.
