En résumé : avec un modèle de créancier unique, votre entreprise achète auprès de nombreux fournisseurs mais n’en paie qu’un seul : un partenaire central qui commande, reçoit les factures des fournisseurs, les paie et vous facture, avec une facture numérique par bon de commande. Votre ERP ne contient qu’un seul créancier au lieu de centaines de petits, et la comptabilité fournisseurs gère beaucoup moins de fiches fournisseurs et de paiements.
Pourquoi il est coûteux de payer les petits fournisseurs
Dans la plupart des grandes entreprises, un petit groupe de fournisseurs stratégiques représente l'essentiel des dépenses. La « longue traîne » est différente : elle regroupe des centaines, voire des milliers de fournisseurs qui reçoivent chacun quelques commandes par an. Chacun d'entre eux nécessite néanmoins la création d'une fiche fournisseur, la saisie de ses coordonnées bancaires, un contrôle de conformité, le rapprochement des factures et un cycle de paiement.
Le coût d’une facture ne dépend pas de son montant. Une facture de 90 € d’un fournisseur ponctuel suit les mêmes étapes qu’une facture de 90 000 € d’un fournisseur sous contrat. C’est pourquoi le tail spend génère généralement la majorité des fiches fournisseurs et des factures, alors qu’il ne représente qu’une petite part des dépenses totales.
Comment fonctionne un modèle de créancier unique
- Un employé demande ou commande un produit ou un service auprès de n'importe quel fournisseur via une seule et même plateforme.
- Le créancier unique passe la commande auprès du fournisseur, ou recherche un fournisseur pour un achat ponctuel.
- Le fournisseur livre votre entreprise et facture le créancier unique, pas vous.
- Le créancier unique contrôle et paie le fournisseur.
- Vous recevez une facture numérique par bon de commande, mentionnant votre numéro de bon de commande, via le canal de votre choix (Peppol ou un autre format).
Votre équipe financière règle un seul créancier, selon les conditions de paiement convenues. Les fournisseurs sont payés dans les délais par un partenaire qui gère leurs factures au quotidien.
D'où viennent les économies
- Moins de fiches fournisseurs. Il n'est plus nécessaire de créer, de valider et de mettre à jour les nouveaux fournisseurs dans l'ERP. Une seule fiche suffit.
- Un traitement des factures simplifié. Chaque facture provient du même créancier, porte votre numéro de bon de commande et arrive sous forme numérique ; elle peut donc être rapprochée automatiquement au lieu d’être vérifiée à la main.
- Un seul cycle de paiement. Vous réglez un seul créancier lors de votre cycle de paiement habituel, au lieu d'effectuer de nombreux petits virements vers différents comptes bancaires.
- Moins de travail de conformité. Les contrôles des fournisseurs, la gestion de la TVA et le contrôle des documents sont assurés par le créancier unique.
- Une meilleure visibilité. Comme chaque commande passe par un seul canal, tout le tail spend est suivi au même endroit, par fournisseur, catégorie et centre de coûts. Voir visibilité des dépenses.
Créancier unique ou carte d’achat
Une carte d’achat réduit aussi le nombre de factures, mais les dépenses restent dispersées. Les relevés de carte contiennent rarement le détail dont la finance a besoin, la récupération de la TVA dépend de justificatifs collectés après coup, et de nombreux fournisseurs n’acceptent pas les cartes. Un créancier unique conserve tout le détail des commandes et des factures, fonctionne avec n’importe quel fournisseur et ajoute le sourcing pour les demandes sans fournisseur connu.
Quand un modèle de créancier unique est-il adapté ?
Il convient surtout lorsque votre base fournisseurs compte de nombreux fournisseurs à faible dépense annuelle, lorsque les collaborateurs ont souvent besoin d’achats ponctuels hors catalogue, ou lorsque votre comptabilité fournisseurs passe plus de temps sur les petites factures que sur les factures stratégiques. Les fournisseurs stratégiques et sous contrat restent en place ; le modèle ne reprend que la longue traîne.
Comment Spot Buy Center intervient comme votre créancier unique
Spot Buy Center est le créancier unique de grandes organisations européennes depuis 2012. Les clients commandent tout ce qui sort de leurs contrats stratégiques via une seule plateforme ; Spot Buy Center gère le sourcing, les commandes, les factures fournisseurs et les paiements, et la finance reçoit un flux unique de factures numériques. Découvrez nos services de créancier unique, ou ce que cela change pour les équipes financières.
Foire aux questions
Un « créancier unique » correspond-il à un « master vendor » ?
Les deux désignent un seul fournisseur pour de nombreux fournisseurs. Le terme « créancier unique » met l’accent sur l’aspect financier : un seul créancier dans votre ERP et un seul flux de factures.
Allons-nous perdre le contact avec nos fournisseurs ?
Non. Vous choisissez toujours le fournisseur ; le créancier unique ne reprend que la commande, la facturation et le paiement.
Est-ce compatible avec la facturation électronique ?
Oui. Chaque facture est numérique et transmise via Peppol ou un autre canal de votre choix. Voir P2P et facturation électronique.
