En résumé : il existe cinq façons courantes de gérer le tail spend : le traiter en interne, utiliser des cartes d’achat, acheter via une place de marché B2B, recourir à une plateforme de paiement master vendor, ou l’externaliser à un service géré avec un créancier unique. Elles diffèrent surtout par la réduction du nombre de fournisseurs et de factures, l’inclusion ou non du sourcing, et la charge de travail qui reste à vos équipes.
Les cinq options
1. En interne, via le processus P2P habituel
Chaque fournisseur est créé et chaque facture est traitée par vos propres équipes. Contrôle total, mais le coût par commande le plus élevé et la base fournisseurs la plus large.
2. Cartes d'achat
Les collaborateurs paient les petits achats par carte. Rapide pour les petits montants, mais les données de dépenses sont pauvres, la récupération de la TVA exige des justificatifs, et de nombreux fournisseurs B2B n’acceptent pas les cartes.
3. Place de marché B2B
Une boutique en ligne regroupant de nombreux vendeurs et une seule facture. Une solution efficace pour les articles standard du catalogue, mais limitée à l'offre de la place de marché. Les services et les articles spécialisés en sont généralement exclus.
4. Plateforme de paiement master vendor
Une plateforme devient le fournisseur attitré et règle les fournisseurs en votre nom, ce qui vous permet de n'avoir qu'un seul fournisseur dans votre ERP. Vos équipes continuent toutefois de rechercher les fournisseurs, de négocier et de passer les commandes.
5. Service géré avec un créancier unique
Un partenaire reprend l’ensemble du processus pour les dépenses non stratégiques : sourcing, commandes, factures fournisseurs et paiements, et vous facture par bon de commande. Vos équipes ne font plus qu’approuver les demandes.
Comparaison point par point
- Fournisseurs dans votre ERP : en interne, tous ; avec des cartes, peu ; avec une place de marché, un par place de marché ; avec une plateforme master vendor ou un service de créancier unique, un seul.
- Fonctionne avec tout fournisseur : oui en interne, avec une plateforme master vendor et avec un service de créancier unique ; avec les cartes, seulement les fournisseurs qui les acceptent ; avec une place de marché, seulement ses vendeurs.
- Biens et services : les deux en interne, avec une plateforme master vendor et avec un service de créancier unique ; surtout des biens avec les cartes et les places de marché.
- Sourcing inclus : uniquement avec un service géré de créancier unique ; une place de marché offre une recherche dans son catalogue.
- Données relatives aux dépenses par commande : disponibles pour toutes les options, à l'exception des cartes d'achat, pour lesquelles elles sont limitées.
- Travail restant pour vos équipes : tout en interne ; justificatifs et rapprochements avec les cartes ; les commandes avec une place de marché ; sourcing et commandes avec une plateforme master vendor ; seulement l’approbation avec un service géré de créancier unique.
Quelle option convient à quelle situation ?
- Surtout des articles standard en catalogue : une place de marché ou des catalogues dans votre outil P2P.
- De nombreux fournisseurs connus à payer via un seul fournisseur : une plateforme de paiement master vendor.
- De nombreuses demandes ponctuelles, des services et des fournisseurs inconnus, avec peu de capacité interne : un service géré avec un créancier unique.
- Petits montants, frais de déplacement et abonnements : cartes d'achat, en complément de l'une des solutions ci-dessus.
Ces options peuvent être combinées. De nombreuses entreprises utilisent des cartes pour les petites dépenses et ont recours à un circuit centralisé pour tout ce qui ne relève pas de leurs contrats.
La place de Spot Buy Center
Spot Buy Center est un service géré avec un créancier unique, doté de son propre logiciel purchase-to-pay. Les clients choisissent ce qu’ils externalisent : Self-service, Admin service ou Full service, qui inclut aussi le sourcing. Les catalogues tail sont inclus dans chaque formule. Voir les services de créancier unique, l’externalisation des achats et la consolidation des fournisseurs.
Foire aux questions
Quelle est la différence entre un « master vendor » et un « créancier unique » ?
Les deux vous donnent un seul fournisseur. Un modèle de créancier unique couvre en général aussi la commande et le sourcing ; une plateforme master vendor couvre surtout le paiement.
Une place de marché peut-elle remplacer la gestion du tail spend ?
Seulement pour la partie du tail spend qu’elle vend. Les services et les demandes ponctuelles restent.
Quelle option permet de réduire le plus le nombre de fournisseurs ?
Les options avec un seul fournisseur de référence pour toutes les dépenses non stratégiques : une plateforme master vendor ou un service de créancier unique.
