En résumé : réduire votre base fournisseurs, c'est diminuer le nombre de fournisseurs actifs dans votre ERP, surtout dans la longue traîne des petits fournisseurs et des fournisseurs ponctuels. L'approche la plus efficace consiste à analyser vos dépenses, répartir les fournisseurs en segments, garder les fournisseurs stratégiques en direct et confier la longue traîne à un créancier unique. Vos collaborateurs peuvent continuer à acheter chez les mêmes fournisseurs, tandis que votre ERP ne contient qu'un seul créancier au lieu de centaines.
Pourquoi moins de fournisseurs, c'est important
Chaque fournisseur actif entraîne un travail fixe : une fiche fournisseur, des coordonnées bancaires, des contrôles TVA et de conformité, le rapprochement des factures, les paiements et le suivi. Ce travail est le même pour un fournisseur payé une fois par an que pour un fournisseur payé chaque semaine. Dans la plupart des grandes organisations, la majorité des fournisseurs se trouve dans la longue traîne, alors qu'ils ne représentent qu'une petite part des dépenses.
Une base fournisseurs plus réduite, c'est moins d'administration, moins de risques de paiement, des données de référence plus propres et plus de temps pour que les achats travaillent avec les fournisseurs qui comptent vraiment.
Étape 1 : rassemblez 12 à 24 mois de données
Exportez par fournisseur : dépenses totales, nombre de factures, nombre de bons de commande, centres de coûts et date de la dernière facture. Douze mois est un minimum ; 24 mois montrent quels fournisseurs sont vraiment récurrents.
Étape 2 : répartissez vos fournisseurs en segments
- Fournisseurs stratégiques : dépenses élevées ou essentiels à l'activité.
- Fournisseurs importants : achats réguliers, qui justifient souvent un accord-cadre ou un catalogue.
- Fournisseurs de la longue traîne (classe C) : peu de dépenses, quelques factures par an.
- Fournisseurs ponctuels : utilisés une seule fois, souvent pour un spot buy.
Étape 3 : décidez quoi faire de chaque segment
Les fournisseurs stratégiques et importants restent dans votre ERP, avec contrats, catalogues et facturation électronique directe. Les fournisseurs de la longue traîne et les fournisseurs ponctuels sont ceux à consolider. Les fournisseurs sans facture au cours de l'année écoulée peuvent généralement être désactivés.
Étape 4 : confiez la longue traîne à un créancier unique
Avec un créancier unique, vos collaborateurs commandent toujours auprès de n'importe quel fournisseur. Le fournisseur livre votre entreprise mais facture le créancier unique, qui paie le fournisseur et vous facture avec une facture numérique par bon de commande, via Peppol ou un autre canal de votre choix. Le fournisseur n'a plus besoin de fiche fournisseur dans votre ERP.
Étape 5 : stoppez l'arrivée de nouveaux fournisseurs
Un nettoyage ponctuel ne tient pas si de nouvelles fiches fournisseurs continuent d'être créées. Fixez une règle simple, par exemple : de nouveaux fournisseurs ne sont créés que pour des catégories stratégiques ou au-delà d'un montant annuel convenu. Tout le reste, y compris les spot buys, passe par le créancier unique.
Étape 6 : mesurez chaque trimestre
- nombre de fournisseurs actifs dans votre ERP ;
- nombre de nouvelles fiches fournisseurs créées ;
- nombre de factures fournisseurs traitées ;
- part des dépenses réalisées avec des fournisseurs stratégiques.
Erreurs fréquentes
- Trop limiter le choix : si les collaborateurs ne peuvent pas acheter ce dont ils ont besoin, ils contournent le processus et les achats hors processus augmentent.
- En faire un projet ponctuel : sans l'étape 5, la longue traîne se reconstitue en moins d'un an.
- Oublier les utilisateurs : expliquez pourquoi le processus change et gardez la commande simple.
Questions fréquentes
Une base fournisseurs plus réduite signifie-t-elle moins de choix ?
Pas avec un créancier unique. Les collaborateurs peuvent toujours acheter chez n'importe quel fournisseur ; seul le nombre de fournisseurs dans votre ERP diminue.
Quels fournisseurs doivent rester dans notre ERP ?
Les fournisseurs stratégiques et ceux qui envoient beaucoup de factures par an, pour lesquels une relation directe, un contrat ou un catalogue apporte de la valeur.
Est-ce pertinent uniquement pour les grandes organisations ?
C'est surtout important pour les organisations qui comptent des centaines ou des milliers de fournisseurs actifs, où le coût administratif de la longue traîne grimpe vite.
En savoir plus sur la consolidation des fournisseurs et sur la manière dont un modèle de créancier unique réduit les coûts de comptabilité fournisseurs, ou parlez-nous de votre tail spend.
