En résumé : les cartes d'achat (P-cards) constituent un moyen rapide de régler de petits achats et s'avèrent particulièrement adaptées aux boutiques en ligne, aux abonnements et aux voyages. En revanche, elles s'avèrent souvent insuffisantes pour la grande majorité des petits fournisseurs : de nombreux fournisseurs B2B n'acceptent pas les cartes, il n'y a pas de bon de commande, les reçus et les factures avec TVA doivent être récupérés a posteriori, et le service financier doit tout de même rapprocher chaque ligne de carte. Une plateforme de gestion des achats ( créancier unique ) fonctionne à l'inverse : chaque achat commence par un bon de commande, n'importe quel fournisseur peut être utilisé, et vous recevez une facture numérique par bon de commande. Vous pouvez également utiliser les deux solutions, chacune pour ce qu'elle fait le mieux.
Qu'est-ce qu'une carte d'achat ?
Une carte d'achat est une carte de crédit ou de débit d'entreprise remise aux salariés ou aux services afin de régler directement des biens et services de faible valeur. Le principe est simple : au lieu de créer un nouveau fournisseur et de traiter une facture, le salarié paie par carte et la banque envoie un relevé mensuel regroupant toutes les transactions.
Dans quels cas les cartes d'achat sont-elles efficaces ?
- les boutiques en ligne et les places de marché en ligne qui n'acceptent que les paiements par carte ;
- abonnements logiciels et services en ligne ;
- voyages, hôtels et billets pour des événements ;
- des achats urgents et de très faible montant, pour lesquels la rapidité prime sur la procédure.
Les limites des cartes d'achat
- Tous les fournisseurs n'acceptent pas les cartes bancaires : les prestataires de services locaux, les sous-traitants et de nombreux fournisseurs B2B exigent un bon de commande et un paiement sur facture.
- Pas de bon de commande préalable : l'achat est réglé d'abord, puis vérifié ensuite, ce qui complique le contrôle et la validation du budget.
- Reçus et factures avec TVA : les salariés doivent se faire remettre une facture en bonne et due forme au nom de l'entreprise pour chaque paiement par carte, faute de quoi la TVA ne pourra pas être récupérée.
- Rapprochement : le service financier continue de faire correspondre chaque ligne du relevé de carte bancaire à un justificatif, un centre de coûts et un compte général.
- Données limitées : un relevé de carte indique le nom d'un commerçant et un montant, mais ne précise pas ce qui a été acheté, par qui ni dans le cadre de quel projet.
- Conditions de paiement : un paiement par carte est réglé immédiatement ; vous ne bénéficiez donc pas de vos propres conditions de paiement.
- Risque : la perte de cartes, les utilisations abusives et les achats non conformes à la politique ne sont constatés qu’une fois que l’argent a été débité.
- Facturation électronique : les obligations en matière de facturation électronique structurée, telles que celles prévues par Peppol en Belgique, s'appliquent toujours aux achats B2B sous-jacents, mais les achats par carte sont rarement accompagnés d'une facture structurée.
Fonctionnement d'un « créancier unique »
Grâce à créancier unique, Spot Buy Center fait office d'intermédiaire entre votre entreprise et l'ensemble de vos petits fournisseurs. Un collaborateur passe commande auprès d'un fournisseur ou d'une boutique en ligne ; la demande est validée selon votre propre processus et se voit attribuer un numéro de bon de commande. Spot Buy Center passe la commande, règle le fournisseur (également en ligne ou par carte si celui-ci le demande), vérifie la facture du fournisseur et vous envoie une facture numérique par bon de commande, via Peppol ou tout autre canal de votre choix. Vous réglez un seul créancier selon vos propres conditions de paiement.
Comparaison entre les cartes d'achat et l'créancier unique
- Contrôle : une carte est vérifiée après le paiement ; une « créancier unique » commence par un bon de commande validé.
- Choix du prestataire : une carte ne fonctionne que là où elle est acceptée ; une carte « créancier unique » fonctionne avec n'importe quel prestataire.
- Factures : pour chaque carte, les employés doivent collecter les reçus ; une plateforme créancier unique génère une facture numérique par commande, avec votre numéro de bon de commande.
- Données : une fiche indique un commerçant et un montant ; un « créancier unique » précise ce qui a été acheté, par qui, auprès de quel fournisseur et pour quel centre de coûts.
- Conditions de paiement : avec une carte, le paiement est effectué immédiatement ; avec un compte « créancier unique », vous payez selon vos propres modalités.
- Administrateur financier : un relevé de carte bancaire doit encore faire l'objet d'un rapprochement ligne par ligne ; un fichier « créancier unique » vous fournit un seul créancier et des données structurées.
Utilisez les deux, chacun pour ce qu'il fait le mieux
Les cartes d'achat et la plateforme « créancier unique » ne s'excluent pas mutuellement. Une solution pratique consiste à réserver les cartes aux frais de déplacement, aux abonnements et à un petit nombre d'achats réalisables uniquement par carte, tout en acheminant tous les autres petits achats, achats ponctuels et fournisseurs occasionnels via la plateforme « créancier unique ». Cela permet de conserver la rapidité offerte par les cartes là où elles sont pertinentes, tout en bénéficiant d'un meilleur contrôle, de factures et de données pour tout le reste.
Questions fréquentes
Les employés peuvent-ils toujours effectuer des achats dans les boutiques en ligne sans carte bancaire ?
Oui. Ils commandent l'article auprès de n'importe quelle boutique en ligne, puis Spot Buy Center passe et règle la commande ; vous n'avez donc pas besoin de carte bancaire.
La carte « créancier unique » remplace-t-elle nos cartes d'achat ?
Pas forcément. Vous pouvez conserver un nombre limité de cartes pour vos voyages et vos abonnements, et transférer le reste vers créancier unique.
Comment déterminons-nous à quel poste comptabiliser chaque achat ?
Consultez vos relevés de carte bancaire et les factures de vos petits fournisseurs des 12 derniers mois. Les achats nécessitant un bon de commande, une facture avec TVA ou provenant d'un fournisseur qui n'accepte pas les cartes bancaires sont des candidats idéaux pour le programme « créancier unique ».
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