En résumé : un nouveau fournisseur coûte bien plus cher que l’achat lui-même. Avant même que la première facture ne soit réglée, quelqu’un doit demander l’enregistrement du fournisseur, vérifier ses coordonnées et celles de sa banque, effectuer des contrôles de conformité, créer la fiche fournisseur dans le système ERP et l’approuver. Ensuite, chaque facture doit être rapprochée et payée, et la fiche fournisseur doit être mise à jour. Pour un fournisseur auquel vous ne faites appel qu’une seule fois, ce coût fixe peut facilement dépasser la valeur de la commande. Une plateforme « créancier unique » élimine la majeure partie de ces coûts.
D'où provient ce coût ?
Le coût lié à l'arrivée d'un nouveau fournisseur est réparti entre plusieurs équipes, ce qui explique pourquoi il apparaît rarement dans une seule ligne budgétaire :
- Demande et validation : un collaborateur remplit un formulaire de demande d'achat auprès d'un fournisseur, puis un responsable ou un acheteur le valide.
- Vérifications : enregistrement de la société, numéro de TVA, vérification du compte bancaire et, souvent, contrôle des sanctions et de la conformité.
- Création dans l'ERP : saisie des données de base, conditions de paiement et désignation d'une deuxième personne chargée de valider les coordonnées bancaires.
- Première facture : celle-ci est souvent envoyée sans numéro de bon de commande ou dans un format inhabituel, ce qui nécessite un rapprochement manuel.
- Paiement : une opération de paiement, parfois un paiement urgent ou anticipé en l'absence de conditions de paiement convenues.
- Gestion : mise à jour des coordonnées bancaires, vérifications périodiques et suppression des fournisseurs inactifs.
Ce que révèlent les études comparatives sur les factures
Le traitement des factures, à lui seul, varie déjà considérablement d’une entreprise à l’autre. Selon le rapport « State of ePayables 2025 » d’Ardent Partners, le coût moyen de traitement d’une facture s’élève à 12,42 dollars, tandis que les entreprises les plus performantes traitent une facture pour 2,65 dollars. Les petits fournisseurs ponctuels se situent généralement dans la tranche la plus coûteuse : leurs factures sont au format papier ou PDF, souvent sans numéro de bon de commande, et nécessitent davantage de travail manuel.
Une méthode simple pour estimer vos propres coûts
Les repères en matière d'intégration des fournisseurs varient considérablement ; c'est donc votre propre chiffre qui est le plus pertinent. Calculez le nombre d'heures consacrées en interne à l'intégration d'un nouveau fournisseur et multipliez-le par le coût horaire moyen :
- délai nécessaire pour la demande et l'approbation du fournisseur ;
- il est temps de vérifier les informations relatives à l'entreprise, à la TVA et aux coordonnées bancaires, et de procéder à un contrôle de conformité ;
- le délai nécessaire pour créer et valider la fiche fournisseur dans l'ERP ;
- le délai nécessaire pour vérifier, valider et régler la première facture ;
- temps consacré aux questions, aux rappels et aux corrections.
Même si chaque étape ne prend qu'une demi-heure à une heure, le temps total consacré à cette tâche s'élève rapidement à plusieurs heures de travail pour un fournisseur qui ne reçoit peut-être qu'une seule commande. Multipliez ce chiffre par le nombre de nouveaux fournisseurs créés chaque année, et ajoutez-y l'effort nécessaire pour maintenir à jour des centaines de fiches fournisseurs inactives.
Le coût que vous ne voyez pas
- Risque : chaque nouveau compte bancaire représente un risque de fraude ou d'erreurs de paiement.
- Retards : les employés doivent attendre que le fournisseur soit enregistré avant de pouvoir passer commande, ou bien ils paient avec leur carte personnelle et se font rembourser par la suite.
- Qualité des données de référence : les fiches fournisseurs en double ou obsolètes compliquent l'élaboration des rapports et les audits.
Comment éviter ces frais
Pour les fournisseurs stratégiques et réguliers, l’effort en vaut la peine : vous avez besoin d’une relation directe, d’un contrat et souvent d’un catalogue. Pour les fournisseurs ponctuels et occasionnels, ce n’est généralement pas le cas. Grâce à créancier unique, Spot Buy Center se charge de l’intégration, de la vérification et du paiement du fournisseur de son côté. Votre entreprise ne gère qu’un seul créancier dans son ERP, reçoit une seule facture numérique par bon de commande portant votre numéro de bon de commande, et effectue le paiement selon ses propres conditions de paiement.
Questions fréquentes
Dans quels cas est-il judicieux de créer un nouveau fournisseur ?
Lorsque vous prévoyez des achats réguliers ou des dépenses importantes, ou lorsqu'un contrat et une relation directe apportent une valeur ajoutée. Dans le cas d'un achat ponctuel, c'est rarement le cas.
Les salariés peuvent-ils toujours s'approvisionner auprès du fournisseur de leur choix ?
Oui. Grâce à la fonction « créancier unique », ils peuvent passer commande auprès de n'importe quel fournisseur ou boutique en ligne ; seule la fiche fournisseur dans votre ERP n'est pas prise en compte.
Comment connaître le coût par nouveau fournisseur ?
Répertoriez les étapes ci-dessus, demandez à chaque équipe combien de temps elles leur prennent, puis multipliez ce chiffre par votre coût horaire. Notre calculateur de retour sur investissement «tail spend » vous aide à établir votre analyse de rentabilité.
Découvrez comment effectuer un paiement ponctuel à un fournisseur sans créer de nouveau fournisseur, en savoir plus sur les paiements ponctuels aux fournisseurs ou contactez-nous pour nous faire part de vos besoins en matière d'tail spend.
